Dalam perusahaan, penting untuk membangun komunitas internal yang berisi kumpulan karyawan untuk mencapai tujuan tertentu. Komunitas internal adalah komunitas tertutup yang digunakan oleh suatu organisasi untuk berkomunikasi dan berkolaborasi.
Komunitas internal diciptakan untuk memperlancar komunikasi, sehingga memudahkan anggota untuk berkolaborasi demi mencapai suatu tujuan atau sasaran. Komunitas internal biasanya berisi sejumlah karyawan dalam sebuah instansi atau perusahaan. Pada umumnya, tujuan dari membangun komunitas internal adalah untuk memudahkan komunikasi antarunit bisnis atau antardepartemen sehingga tercipta kolaborasi lintas fungsi yang lebih baik.
Karena berukuran lebih kecil, komunitas internal membuka kesempatan seluas-luasnya kepada para anggotanya untuk lebih aktif bersuara sehingga dapat menghasilkan keragaman ide.
Beberapa brand maupun perusahaan besar dunia mengimplementasikan komunitas internal dalam organisasi mereka, salah satunya adalah Facebook. Dikutip dari Glints, komunitas internal yang tercipta di dalam Facebook tidak hanya berdasarkan divisi kerja, namun juga berdasarkan persamaan minat atau demografis, mulai dari grup orangtua, grup para ibu pekerja, grup pesepeda, dan lain sebagainya. Hal ini membuat para karyawan Facebook memiliki kebebasan untuk membentuk pengalaman sosial mereka sendiri.
Sinar Mas sebagai sebuah brand bisnis juga membangun komunitas internal bernama Sinar Mas Squad (SMSquad). Dibentuk pada pertengahan 2023, tujuan umum dari SMSquad adalah merekrut perwakilan karyawan dari tujuh pilar usaha Sinar Mas untuk menjadi micro influencers perusahaan dengan misi membangun kolaborasi dan mengamplifikasi berita-berita positif terkait Sinar Mas serta pilar-pilar usahanya.
Para anggota SMSquad diharapkan dapat menyebarluaskan nilai-nilai positif dari perusahaan agar audiens Sinar Mas semakin luas dan bisa mendapatkan feedback lebih cepat. Feedback tersebut dapat menjadi referensi meningkatkan produktivitas dan kemajuan perusahaan.
Pengelolaan SMSquad berada dalam naungan tim Social Media Center President Office Sinar Mas. Batch pertama berisikan 25 anggota terpilih dari 47 karyawan Sinar Mas yang mendaftar. Mereka secara resmi menyandang gelar SMSquad pada acara inaugurasi yang dilakukan di Sinar Mas Land Plaza, Jakarta, Rabu (30/8/2023).
Berbagai kegiatan telah dilaksanakan dengan para anggota SMSquad. Sejumlah perusahaan di bawah naungan Sinar Mas mulai melirik kemungkinan berkolaborasi dengan para personel SMSquad guna membantu mempertajam penetrasi brand, jasa maupun produk yang mereka miliki, mulai dari lingkup Sinar Mas hingga ke khalayak luas.
“Untuk saat ini, kami merasa SM Squad sudah mulai dikenal oleh lebih banyak orang. Terlihat dari antusiasme karyawan yang mulai bertanya kapan segera diadakan batch ke-2,” kata Wulan Cahyaningtyas, Community & Content Specialist President Office Sinar Mas.
Sebagai salah seorang penanggung jawab, ia mengungkapkan bahwa para personal SMSquad akan dievaluasi keaktifannya. Itu dilakukan lewat penilaian kinerja bulanan yang disampaikan kepada atasan masing-masing.
“Rapor itu yang menunjukkan bagaimana performa anggota, apakah dia aktif atau pasif dalam setiap kegiatan SMSquad dan bagaimana kontribusinya dalam komunitas. Untuk evaluasi per pilar kita serahkan kepada PIC masing-masing. Kami juga selalu menanyakan feedback dan keinginan mereka untuk evaluasi. Apa yang mereka suka dan tidak suka yang nantinya akan kita jadikan pembelajaran,” ungkap Wulan.
Tugas Sinar Mas Squad
Para personal SMSquad rata-rata merupakan social media influencers yang mengandalkan audiens dari akun media sosial pribadi mereka. Setiap minggunya, ada misi yang harus mereka jalankan demi mendapatkan poin. Misi tersebut tidak lain berinteraksi dengan konten-konten yang diunggah di media sosial resmi Sinar Mas dan menyebarkan berita atau kegiatan terkini dari pilar-pilar bisnis Sinar Mas.
Wulan dan Tika yang menjadi duo penanggung jawab program ini akan menginventarisasi terlebih dulu tema kampanye yang layak posting, kemudian mendiskusikannya bersama anggota SMSquad.
“Walaupun tema konten kami yang menentukan, tapi kami tetap memberi kebebasan para member mengeksplorasi pembuatan konten sesuai dengan kreativitas masing-masing,” ujar Wulan.
Syarat Bergabung Menjadi Sinar Mas Squad
Posisi ini terbuka bagi seluruh karyawan Sinar Mas, asalkan memenuhi beberapa kualifikasi.
“(Syaratnya) dia adalah karyawan aktif Sinar Mas, berkelakuan baik, di ranah digital maupun keseharian. Kami juga berkoordinasi dengan HR (human resources) dan atasan kandidat untuk mengetahui apakah mereka ini punya catatan ‘khusus’ atau enggak. Untuk pendaftaran kami buka lewat tiga jalur. Pertama, rekomendasi, yaitu pilar usaha merekomendasikan kandidat yang dirasa layak untuk menjadi member SM Squad. Kedua, jalur seleb, yang diperuntukkan untuk kandidat dengan follower lebih dari 3.000, sehingga bisa langsung masuk tanpa harus melewati proses seleksi. Ketiga, jalur viral yang mengharuskan kandidat mengikuti seleksi dengan meng-upload konten terbaik mereka. Kami juga memantau aktivitas social media para kandidat, apakah bersih dari unsur SARA atau tidak,” urai Wulan.
Sementara itu, Tika menjelaskan bahwa seleksi berjenjang diberlakukan agar anggota yang terpilih tidak hanya berkualifikasi dari sisi aktivitas media sosial, namun juga punya rasa memiliki yang kuat terhadap Sinar Mas yang mesti mereka angkat. Selain itu, jika sebelumnya mereka bebas berkreasi dalam medsos masing-masing, kini sebagian aktivitas mereka dikenakan rambu khusus.
Pada Batch 1, rekrutmen personel SMSquad masih diprioritaskan untuk karyawan Sinar Mas yang berdomisili di Jabodetabek. Efisiensi waktu kala menugaskan mereka dalam kegiatan tatap muka menjadi pertimbangan.
Selain itu, karena personal SMSquad adalah karyawan, maka setiap keikutsertaan kegiatan tidak boleh mengganggu tugas di kantor. Oleh karena itu, sejumlah anggota harus meminta izin atasan untuk bisa bergabung dalam kegiatan yang diadakan secara luring.
“Kami berusaha semaksimal mungkin tidak memberatkan dan menganggu pekerjaan kantor mereka. Kita siasati dengan menugaskan mereka pada aktivitas daring,” pungkas Wulan.
